インポート機能の概要については下記を参照してください。
※今回のインポート機能のリリースは､ ｢新規名簿登録のみ｣ に対応しており､ ｢既存名簿の更新｣はできません。今後の新たなリリースをお待ちください。
また、インポート機能の更なる詳細に関しては、組織管理システムにログインの上、サイドバーの [名簿 >インポート] へ遷移し､ [利用方法について] を参照してください。
技術的な問題や詳細な質問がある場合は、担当のパートナーサクセスにお問い合わせください。
インポート機能とは
職員・在校生・卒業生の情報を組織管理システムにインポートに関する機能です。
主に下記のようなことができます。
- 名簿インポート機能のガイドラインの確認
- 名簿インポート用テンプレートファイルのダウンロード
- 名簿インポート(リクエスト) の実行
- 名簿インポート結果のダウンロード
- 名簿インポート履歴の閲覧
名簿インポート機能のガイドラインの確認
名簿インポート機能の利用方法についてのガイドラインが確認できます。ガイドラインには名簿をインポートする際の詳細な手順と注意点が記載されています。
名簿インポート用テンプレートファイルのダウンロード
名簿種別に合わせたテンプレートファイルをダウンロードすることができます。組織管理システムの管理者であれば、テンプレートファイルのダウンロードを行うことが可能です。
名簿インポート(リクエスト) の実行
名簿インポート処理をリクエストすることができます。名簿インポート処理は時間がかかるため､ 非同期で実行されますのでご注意ください。
また、個人情報を取り扱う機能となるため、名簿インポートをリクエストする場合はセキュリティ上、以下システムが実行されます。
- 本人確認のための再認証
- 操作履歴の記録
名簿インポート結果のダウンロード
名簿インポートが完了した際に､ インポートされた名簿一覧結果をCSVとしてダウンロードすることができます。
名簿インポート履歴の閲覧
インポートリクエストの処理状態や関係する情報を確認できます。誰がいつ何をしたのか、名簿インポートに関する操作履歴を確認することができます。
インポート機能の手順
1. テンプレートファイルをダウンロード
- サイドバーの [名簿 >インポート] へ遷移し､ [テンプレート] ボタンをクリックします。
- インポート対象の種別 (在校生･卒業生･職員のいずれか)を選択します。
- [ダウンロード] ボタンをクリックし､ ファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたテンプレートファイルをもとに､ 必要な情報を記入します。
2. 名簿インポートの実行
- 本人確認を行います。
- インポート対象の種別 (在校生・卒業生・職員のいずれか)を選択します。
- インポート用ファイルを選択します。
- [リクエスト] ボタンをクリックし､ 名簿をインポートします。
- 名簿インポートが完了するとメール通知が届きます。
インポート機能の注意点
以下にインポート機能における注意点を記載します。
注意点の更なる詳細に関しては、組織管理システムから名簿インポート機能のガイドラインを参照してください。
名簿インポート(リクエスト) の実行について
名簿インポート処理は時間がかかるため､ 非同期で実行されます。ご注意ください。
テンプレートファイルについて
テンプレートファイルにあるヘッダー2行は変更せず、3行目以降に名簿を追加してください。
インポート用ファイルのファイル形式について
- ファイルはCSVかつUTF8でお願いします。
- テンプレートをダウンロードし、テンプレートを元にデータを作成してください。
- 1度にインポートが可能なファイルサイズは5MBまでとなります。
- 1度にインポートが可能な件数は5,000件までとなります。
インポートデータの作成について
- 学部・学科等について
>で区切りを入れたツリーの構造がわかる形式にてデータを作成してください。- 組織管理システムの [利用方法について] より、「選択肢一覧」に見本データを記載しております。ご活用ください。
- 複数選択肢について
,(半角カンマ) 区切りで記載してください。
- 真偽値型について
- チェックをつける場合は
TRUEと記載してください。